有效旅行管理


有效旅行管理
优化旅行方案的八种主要方法
中恒国旅(CEPITS)在满足旅行人员需求和期望的同时与客户一道应对商务旅行管理的复杂情况和挑战。公司把旅行管理看作多重任务,所以采用八种措施以确保既能提供服务、提高安全性和可持续性又能节约费用。

提供最佳旅行服务并优化业务处理
通过使用网上预订工具接纳简单业务,公司可降低高达10%的总旅行费用。对于复杂的行程和特别的服务,运用旅行顾问专家的技能对旅行人员满意度发挥重要作用。了解航空公司、旅馆、铁路和汽车租赁公司的相关情况是旅行管理人员(及旅行人员)又一重点考虑的事情。为旅行人员提供全方位的服务以满足他们整个行程(从预订到返回)的需要同样重要。执行公司的服务计划在支持上述目标方面发挥着重要作用。这种服务计划能使公司的服务要求和节约费用达到平衡。

控制旅馆住宿费用
旅馆住宿费用通常达到整个旅行预算的30%-40%,公司通过训练有素的专业方式处理旅馆住宿事宜可减少这笔费用。公司优化与独立旅馆和连锁旅馆的协商,执行既节约费用又保证旅客舒适安全方便的政策,从而极大地满足了旅行人员的需求,又有效控制了旅馆住宿费用。

优化航空和地面运送
机票费用通常占据旅行花费的大部分,大幅节约费用的机会依然存在。旅客提前预订机票、使用有限制的机票价格、均衡现场购买和协商票价等都能帮助降低费用。专注几家航空公司以获取以旅客量为依据的折扣以及和航空公司联盟进行搓商谈判都是很重要的。地面运送包括铁路、租赁汽车、豪华轿车、受雇司机驾驶的“常包车”及出租车所提供的服务。虽然这部分费用占整个旅行花费的10%或超过10%,但却没有受到和航空运送同等的注意。在许多市场,铁路运送在价格、旅行时间和降低二氧化碳排放等方面都是替代航空运送的有效方式。认真分析公司的地面运送数据及有关服务提供商和有竞争力的协议的相关信息能在合同期间在协商最优条款和稳定费用方面起到重要的帮助作用。

加强政策适应性及需求管理
精心设计的旅行政策及其对旅行人员的适合程度共同构成有效管理的旅行计划的基石。在这两个领域的优秀做法能致使平均节省总旅行花费的20%。节约的费用来自五个方面:提前机票预订、有限制的机票价格、专注几家提供商、旅行者舒适度(机舱级别/旅馆类型)和首选预订渠道。越来越多的公司也在评估商务旅行的原因和对此投资的回报,以及对环境和旅行者“工作—生活”平衡的影响。当一些公司把需求管理融入其旅行计划中后,他们正在其旅行政策内加入视频会议等供选方案。

增加旅行计划合并
公司在区域内或全球内合并其旅行计划能平均节约20%的费用并能加强服务和安全。因此,越来越多的公司正在为其旅行政策、行程和交通工具订立标准并合并采购。为了取得这项工作的支持,他们更多地与世界范围的旅行管理公司合作。

加强安全并体现公司社会责任
先进公司总使本公司的旅行人员在商务旅行前、旅行中和旅行后明确安全问题并为其装配设备从而在紧急情况中找到且帮助他们。这些公司也开始解决公司社会责任问题,因为他们和环境及商业旅行计划有关。因此,他们让旅行者在预订旅行方式时比较各种方式的二氧化碳排放量。旅行后汇报使公司能跟踪并抵消二氧化碳排放以及更好地管理环境问题。

解决会议和商务活动的费用
通过把会议和商务活动整合入被管理的旅行计划,公司可以利用被忽视的潜在节约来源。他们也能受益于他们的旅行管理公司提供的相同的旅行人员服务。

衡量履行情况
旅行管理人员需要主要履行衡量指标并定期更新管理展示板以监督旅行计划的进展情况。对旅行人员满意度的精确评价同样重要,这能使旅行管理专业人员不断优化和完善他们的旅行计划并提高计划的适应性。

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